Ajanhallinnan mestariksi

Tunnustan nyt erään asian, joka on vaivannut minua pitkään: en ymmärrä ihmisiä, jotka selviävät elämästään ilman kalenteria sekä to do -listoja. Jo kauan sitten lukioaikaan lempipuuhaani (oppitunneilla) oli suunnitella menoja lukiolaisten liiton kalenteriin ja kirjata niitä sinne, värikoodattuna tietenkin.

Vaikka minulla on edelleen myös paperikalenteri, käytän nykyään sähköpostin kalenteria ja aikataulutan sinne aivan kaiken. Tämän opin työskennellessäni tapahtumatuottajana.  Opin myös tuolloin hyödyntämään erilaisia järjestelmiä työajan seurantaan ja hallintaan. Vaikka en ole enää yli vuoteen työskennellyt kyseisessä firmassa, käytän vastaavia seurantajärjestelmiä edelleen oman ajanhallintani parantamiseksi, ajankäyttöni seuraamiseen sekä tehtävälistojen tekoon.

Koska 16. raskausviikon jälkeen ei saa enää lentää työkseen, olin koulun ohella määräaikaisen sopimukseni loppuun lokakuun puoliväliin saakka toimistohommissa. Loppuvuoden olen työttömänä. Suoritan siis toisin sanoen mahdollisimman paljon opintopisteitä alta pois, sillä kevätlukukausihan minulta jää äitiysloman takia väliin. Minulla on parhaillaan tässä viimeisellä opintojaksolla käynnissä 9 kurssia, joista saan 33 opintopistettä. Sen lisäksi minun tulee hoitaa muutaman roikkumassa olevan kurssin tentit (12 op) sekä kaksi kurssia, jotka suoritan aiemmin hankitun osaamisen näytöllä (9 op). Saan myös työharjoitteluraportista 15 opintopistettä. Välihuomautuksena mainittakoon, että normaali opiskelutahti yhden lukukauden eli kahden jakson aikana on 30 opintopistettä. Tehtävää siis riittää ja sen takia on tärkeää, että pysyn koko ajan kärryillä niiden määrästä ja huolehdin, etteivät kaikki kasaudu yhdelle päivälle.

calendar
Kuvakaappaus kalenteristani tältä viikolta.

Laitan kaikki menot ja koulutöiden deadlinet kalenteriin heti kun ne ovat tiedossa. Suunnittelen viikkotasolla ajankäyttöäni niiden mukaan. Yleensä käyn sunnuntaina tai maanantaina tulevan viikon läpi. Jos aikatauluihin tulee muutoksia, vaihdan ne kalenteriin heti. Seuraan myös ajankäytön toteumaa erään nettisivuston avulla tarkastellen säännöllisesti, olenko arvioinut jonkin tehtävän tekemiseen käytetyn ajan realistiseksi. Mikäli en, voin ensi kerralla arvioida samankaltaisen tehtävän tekemiseen enemmän aikaa.

Viime aikoina olen myös alkanut laittaa treenejä kalenteriin, koska monet niistä ovat ystävien kanssa etukäteen sovittuja liikuntatreffejä. Näin ollen näen myös yhdellä katsauksella, kuinka paljon minäkin viikkona on tullut urheiltua. Näissä asioissa menen kuitenkin oman jaksamiseni mukaan päivä kerrallaan. Nimittäin vaikka nyt onkin menossa seesteinen keskiraskaus, ei sitä koskaan tiedä, milloin vointi huononee taas ja liikkuminen vaikeutuu.

Mainittujen sovellusten avulla koen kehittyneeni varsinaiseksi ajanhallinnan mestariksi. En koskaan havahdu edellisenä iltana johonkin deadlineen (paitsi tietenkin silloin kun olen tahallani jättänyt sen viime tippaan), unohda tapaamisia, oppitunteja tai muita menoja. Hyvällä suunnittelulla ja aikataulutuksella tehtävät eivät kasaudu yhdelle päivälle,  enkä stressaannu turhaan.

toggl-summary2
Käyttämäni seurantajärjestelmä

 

Ajankäytön suunnittelussa on kuitenkin äärimmäisen tärkeää, että jättää kalenteriin myös joustoa. Itse olen pyrkinyt pitämään joka viikko yhdestä kahteen päivää, jolloin en tee koulutehtäviä enkä edes ajattele niitä. Tämän vuoksi onkin todella ärsyttävää, että monet kanssaopiskelijat tykkäävät käyttää esimerkiksi ryhmätöistä keskusteluun ensisijaisena foorumina Whatsappia tai Facebook -messengeriä. Mielestäni ammattimaisempaa ja järkevämpää olisi käyttää moiselle varattua oppimisalustaa tai sähköpostia. Tällöin voisin itse määritellä, milloin luen heidän viestinsä, eikä kenenkään tulisi välttämättä laitettua turhia, tyhjänpäiväisiä kommentteja vaan pysyttäisiin asiassa. Samaa suosittelen työelämään: älkööt käyttäkö pikaviestisovelluksia työasioiden jakamiseen. Se jatkuva piippailu on paitsi stressaavaa, myös melko hyödytöntä.

Sähköposti on oiva väline kommunikointiin ja kiireellisissä asioissa ensisijainen tapa toimia on puhelinsoitto. Sähköpostia ei myöskään tulisi pitää kännykässä, vaan sen lukemiselle pitäisi varata keskitetysti muutama hetki päivästä. Meili ei ole nimittäin mikään chat. Usein mobiililaitteella kiireessä vastatut sähköpostit ovat niin asiasisällöltään kuin kieliasultaankin puutteellisia. Se on huonoa viestintää. Kukaan ei ole käsittääkseni kuollut, jos ei saa heti sähköpostiinsa vastausta. Mikäli asialla on tulipalokiire tai kyseessä hengenhätä, otetaan puhelin käteen ja soitetaan. Oman jaksamisen kannalta on tärkeää, ettei aina ole tavoitettavissa. Oli kyse sitten koulutehtävistä, työhommista tai jopa vapaa-ajasta. (Tämä tietenkin riippuu siitä, missä olet töissä. Jos työskentelet puhelinvaihteessa, en suosittele luurin laittamista äänettömälle vain siksi että voisit keskittyä muihin juttuihin.)

Itse olen aina rakastanut erilaisia tehtävälistoja. Digitalisaation myötä sillekin harrastukselle on olemassa iso liuta erilaisia sovelluksia. Itse käytän Wunderlistiä, jonne kirjaan paitsi kouluun, työhön sekä blogiin liittyvät tehtävät ja ideat, myös esimerkiksi kodin sisustukseen liittyvät hankinnat:

Tällainen ajanhallintatapa ei varmasti sovi kaikille, mutta kaltaiselleni järjestelmälliselle perfektionistille se on henkireikä. Lopuksi vielä viisi täsmävinkkiä ajanhallinnan parantamiseen:

  • Multitasking ei ole toimiva tapa työskennellä. Keskity yhteen asiaan kerrallaan. Älä koskaan pidä esimerkiksi Facebookia auki työpäivän aikana tai koulutehtäviä tehdessä ellei se jollain tapaa liity niihin.
  • Älä ole koko ajan tavoitettavissa. Puhelimenkin voi laittaa äänettömälle silloin kun keskittyy esimerkiksi jonkin vaativan työtehtävän tekoon tai esseen kirjoittamiseen. Älä myöskään käytä työpuhelinta vapaa-ajalla ellei se ole jostain käsittämättömästä syystä välttämätöntä.
  • Käytä to do -listoja ja kalenteria synkronoidusti. Muista myös päivittää niitä ahkerasti.
  • Seuraa ajankäyttöäsi.  Voimme kehittyä koko ajan paremmiksi ajankäyttäjiksi, mutta se vaatii sen tiedostamista, mihin aikaa käytetään.
  • Jätä kalenteriin joustovaraa ja taukoja. Kukaan ei jaksa loputtoman kauan minuuttiaikataululla. Hyvä ajanhallinta tarkoittaa myös joustovaraa sekä työn ja vapaa-ajan sopivaa suhdetta.

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s